Việc ứng dụng CNTT vào quản lý bệnh viện mang lại nhiều lợi ích là điều hiển nhiên. Tuy nhiên mức độ ích lợi của CNTT y tế đến mức nào, chi phí đầu tư ra sao, sản phẩm nào tốt... là điều làm cho các nhà quản lý lúng túng, ngần ngại khi đụng vào CNTT. Vì vậy, trước khi ứng dụng CNTT, nhà quản lý bệnh viện cần phải nắm được giá trị hữu dụng của phần mềm và trong quá trình triền khai phải có tinh thần hợp tác tốt với nhà cung cấp thì kết quả ứng dụng CNTT mới thành công tốt đẹp.

Những nhà quản lý đi săn lùng phần mềm.
Phòng khám đa khoa An Khang từ khi mới khởi sự trên giấy tờ, bs Nguyễn Tiến Dũng trưởng khoa khám tư vấn dinh dưỡng của Vinamilk, nay là giám đốc phòng khám An Khang, đã đích thân dò tìm trên mạng và đích thâm tìm đến cty Hoàng Trung để hỏi về tính năng phần mềm. Thời điếm năm 2005, một hệ thống phần mềm quản lý phòng khám còn khá xa lạ, chỉ có những phần mềm nhỏ lẻ đang được ứng dụng tại trung tâm y khoa MEDIC. BS Nguyễn Tiến Dũng, với sự giới thiệu của BS Phan Thanh Hải đã đích thân đến gặp tôi và vẽ ra những ý tưởng về một phần mềm quản lý phòng khám đa khoa. Với một vài trao đổi ngắn chúng tôi đã hiểu ý nhau và bắt tay vào xây dựng tính năng cho phần mềm. Không phải dễ dàng có ngay một phần mềm ưng ý, có những tình huống bất ngờ xảy ra, những tính toán sai lạc trong quá trình vừa làm vừa thử nghiệm. Đã có những góp ý chứ không phải phàn nàn từ BS Dũng giúp cho phần mềm càng ngày càng hoàn thiện. Chúng tôi hiểu những góp ý đó rất đáng giá và tiếp thu trong tinh thần cầu thị. Một năm sau khi ký kết hợp đồng phần mềm, YKHOA.NET đã có mặt tại buổi lễ khai trương phòng khám đa khoa An Khang vào ngày 6/6/2006. An Khang là nơi đầu tiên ứng dụng hệ thống bệnh án điện tử, bệnh án Online và tự hào là the first e-clinic của Việt Nam. Những ngày sau đó BS Dũng đã phải bận rộn với việc tiếp khách đến viếng thăm, hỏi về hệ thống phần mềm e-clinic này.

BS Nguyễn Thành Chi, phó giám đốc BV Bạch Mai đã chú ý ngay khi trên tivi xuất hiện phóng sự nói về phần mềm YKHOA.NET ứng dụng tại An Khang. Với tinh thần cầu tiến, nhóm phụ trách Khoa Khám theo yêu cầu BV Bạch Mai đã cử TS Đào Hùng Hạnh vào tận TPHCM để xem hệ thống phần mềm YKHOA.NET và các phần mềm của các cty khác. Tôi đã được mời ra tận Bạch Mai trình bày về tính năng phần mềm. Hợp đồng sau đó được ký ngay để kịp thời cho việc đưa vào hoạt động. 

Ông Nguyễn Ngọc Hiền, trưởng phòng tài chánh BVBM, một trong những người ủng hộ hết mình cho việc sử dụng phần mềm để quản lý đã nhẹ nhỏm trong công tác quản lý tài chính khoa khám mới. Ông Hiền đã từng là nhà lập trình không chuyên nghiệp, cố công xây dựng các phần mềm quản lý bằng access, nhưng khả năng hạn chế. Khi thấy tính hiệu quả của YKHOA.NET, ông Hiền quyết định không tự tay làm phần mềm nữa. Sau 1 năm hoạt động, tính hiệu quả của phần mềm đã phát huy rõ rệt, số bệnh nhân tăng lên 400 bệnh nhân mỗi ngày mà phòng khám không tăng thêm nhân sự cho bộ phận hành chánh. Sau 3 năm, bệnh nhân tăng lên 800 bệnh nhân / ngày. Tiền thu chi viện phí chính xác đến từng con số lẻ. 

Với thành công đó, Cty Hoàng Trung ký được hợp đồng thứ 2, trang bị phần mềm cho Khoa Khám Bệnh của Bạch Mai mà trước đó một công ty khác đã thất bại sau 2 năm lập trình.


Những nhà quản lý tham gia kiểm tra, xây dựng phần mềm
Bệnh viện huyện Cao Lãnh là một bệnh viện nhỏ ở Đồng Tháp. Ban giám đốc BV Cao Lãnh rất mê CNTT, sau khi đã quá vất vả với nhiều phần mềm QLBV khác nhau, đã cử BS Võ Thị Kim Oanh và nhân viên kỹ thuật đến cty Hoàng Trung để khảo sát. Sau khi thỏa thuận về giá cả, 2 bên xúc tiến cài đặt. Tuy nhiên có quá nhiều những yêu cầu thực tế phát sinh làm kéo dài thời gian lập trình và triển khai. Chính BS Kim Oanh là người kiểm tra từng ly từng tý cách nhập liệu, quy trình, in báo cáo. Trong nội bộ nảy sinh nhóm người phê phán, chỉ trích. Ban giám đốc và cty Hoàng Trung đã phải thỏa thuận những biện pháp để làm giảm những ý kiến lời ong tiếng ve đó. Cuối cùng, với sự kiên trì của ban giám đốc, bệnh viện huyện Cao Lãnh đang sở hữu một phần mềm tiên tiến nhất, đầy đủ chức năng nhất trong quản lý bệnh viện. Đây là nơi đầu tiên ứng dụng CNTT một cách đầy đủ, toàn diện trong cả nước. Những tính năng phần mềm có bàn tay đóng góp của BS Võ Thị Kim Oanh. Chúng tôi ghi nhận công lao đóng góp này của BS Oanh trong quá trình phát triển phần mềm YKHOA.NET.

Những nhà quản lý giao phó cho cấp dưới

Nhà lãnh đạo không cần biết nhiều về chuyên môn hay chi tiết, chỉ cần nhìn ra đường hướng để chỉ đạo. Đã có nhiều giám đốc bệnh viện hình dung ra được giá trị của PMQLBV, giao phó cho những nhân sự có tinh thần trách nhiệm cao giám sát triển khai. Giám đốc cũng tự mình kiểm tra theo dõi tiến trình, sẵn sàng can thiệp tích cực khi có yêu cầu phát sinh. Những hình ảnh đó thấy được ở Vĩnh Phúc, Việt Tiệp Hải Phòng. Và những nơi này đã thành công trong triển khai hệ thống.

Cũng đã có những nhà lãnh đạo biết giao phó cho cấp dưới, nhưng tiếc thay cấp dưới ít năng lực hay ba gai, hoặc không có người giám sát giao tiếp với nhân viên triển khai thì hầu như thất bại.

BV HH là một ví dụ. Mặc cho sự nhiệt tình của cty phần mềm, nhân viên cấp dưới đưa ra những yêu cầu không xác thực mà không được cấp trên duyệt xét về tính hợp lý chuyên môn. PKĐK TC thì giám đốc mù tịt về phần mềm, cấp dưới nói sao nghe vậy, không có người chuyên trách giám sát để phản ánh vấn đề xảy ra. Với những nơi như vậy thì dù có thay đổi nhà cung cấp phần mềm cũng không giải quyết được vấn đề.

Tóm lại, việc ứng dụng CNTT trong quản lý bệnh viện thành công hay thất bại, ngoài yếu tố nhà cung cấp còn tùy thuộc lớn vào nhà quản lý vì đây là phần mềm dùng để quản lý. Nếu nhà quản lý hiểu rằng đây là công cụ giúp ích cho chính mình và có thái độ cầu thị, tinh thần tích cực trong triển khai thì việc ứng dụng CNTT sẽ thành công và mang lại ích lợi to lớn cho bệnh viện.