HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁO CÁO (FLESYS) PHỤC VỤ NGÀNH Y TẾ VIỆT NAM
Flesys (Flexible Report System) là hệ thống tạo lập và quản lý báo cáo động. Đây là hệ thống hoàn toàn mở, với việc cho phép đăng ký từ các báo cáo đầu vào đến các báo cáo đầu ra, cho phép tạo lập các báo cáo tổng hợp, thống kê, mà mỗi một ô trong các báo cáo này có thể được tính bằng một công thức. Cấu trúc mỗi báo cáo trong hệ thống được chia thành hai loại chính: chỉ tiêu quản lý (chỉ tiêu hàng) và các cột tiêu chí (chỉ tiêu cột), cả hai loại chỉ tiêu này đều có thể có cấu trúc phân cấp.
Các báo cáo định kỳ được tạo lập cấu trúc tại Văn phòng Bộ Y tế, các Sở Y tế lấy về qua đường truyền thông và cập nhật số liệu từng kỳ, sau đó gửi lại qua đường truyền thông này. Với cách xây dựng như vậy, khi có những thay đổi về yêu cầu báo cáo hay cấu trúc báo cáo, không cần phải có sự hỗ trợ của các nhà lập trình, tự các chuyên viên của Văn phòng Bộ Y tế có thể thay đổi được. Tương tự, tại cấp Sở Y tế, hệ thống này cũng có thể triển khai xuống các cấp y tế huyện, xã phường. Các cơ quan y tế cấp thấp, qua hệ thống FLESYS báo cáo tập hợp lên cấp Sở Y tế để cơ quan này có dữ liệu tổng hợp và chi tiết cho toàn tỉnh/thành phố.
Mô hình sau mô phỏng hoạt động của hệ thống Flesys trên mạng diện rộng của Bộ Y tế
(Picture 115.1)
Đây là một mô hình vừa phân tán, lại vừa tập trung. Tại các đơn vị thành viên, phn dữ liệu chuyên biệt của đơn vị vẫn được lưu trữ và xử lý trên máy chủ mạng LAN, phần dữ liệu báo cáo định kỳ vẫn gửi lên Văn phòng Bộ và trở thành kho chung của toàn ngành.
Khi xây dựng hệ thống này, các mục tiêu chính được đặt ra mà hệ thống phải đáp ứng bao gồm:
- Tạo ra một cơ sở dữ liệu lưu trữ, quản lý các báo cáo định kỳ từ các đơn vị thành viên gửi về thông qua con đường truyền thông, phục vụ việc khai thác của các chuyên viên và lãnh đạo Văn phòng Bộ Y tế.
- Tạo ra Modul cho phép người sử dụng tự xây dựng các mẫu báo cáo đầu ra, tổng hợp theo yêu cầu công việc.
- Xây dựng các báo cáo thống kê, phân tích dựa trên các công thức được định nghĩa trong hệ thống bởi người sử dụng.
Để đáp ứng những mục đích, yêu cầu trên, hệ thống được phân thành các Modul chính:
- Module RDEF: Phục vụ việc khai báo các mẫu báo cáo, đăng ký cấu trúc của báo cáo
- Module EDAT: Phục vụ cập nhật số liệu định kỳ
- Module RGEN: Tạo lập các báo cáo tổng hợp
- Module RCOM: Phục vụ truyền báo cáo, nhận cấu trúc báo cáo qua đường điện thoại
- Module ADMIN: Quản trị hệ thống
Việc đăng ký báo cáo trong hệ thống Flesys rất đễ dàng đối với người sử dụng, điều đó được thể hiện qua các bước đăng ký:
- Đối với cáo cáo đầu vào: người sử dụng đăng ký các chỉ tiêu hàng trước tiên (theo dạng cây - thực chất là đăng ký các cột của báo cáo. Ví dụ: Chỉ tiêu báo cáo, Tổng số, Huyện A, Huyện B), khi đã đăng ký xong chỉ tiêu hàng, tiếp theo sẽ đăng ký chỉ tiêu cột (các chỉ tiêu quản lý - Ví dụ: 1. Số bác sĩ, 2. Số y tá, 3. Số hộ lý, ...).
- Đối với báo cáo đầu ra: đăng ký chỉ tiêu cột, chỉ tiêu hàng giống báo cáo đầu vào. Tiếp theo đăng ký công thức tính cho từng ô (cell giữa chỉ tiêu hàng và chỉ tiêu cột), các công thức ở dây có thể là các phép toán cơ bản, luỹ kế, lấy thông tin các kỳ trước .
- Việc cập nhật dữ liệu được thực hiện theo các bước: chọn tên báo cáo, chọn đơn vị báo cáo, chọn kỳ báo cáo, cuối cùng cập nhật số liệu cho các chỉ tiêu hàng.
Tạo lập báo cáo tổng hợp, thống kê, so sánh được thực hiện thông qua các bước sau:
- Xây dựng khung báo cáo theo mẫu đã khai báo, đăng ký công thức (đối với báo cáo tổng hợp, thống kê).
- Đưa số liệu tổng hợp lên khung báo cáo
- Xây dựng các báo cáo so sánh, chọn lựa dạng so sánh (đối với kỳ trước, cùng kỳ, kế hoạch năm,…)
- Xây dựng các báo cáo thống kê, quản lý các tiêu chí thống kê, thống kê dựa trên các tiêu chí
Hệ thống quản lý danh sách các đơn vị báo cáo theo mô hình phân cấp, cho phép tra cứu phức hợp trên danh sách đơn vị. Với danh sách đơn vị và hệ thống chỉ tiêu (hàng, cột) xây dựng theo mô hình phân cấp như vậy cho phép tổng hợp và thống kê ở nhiều mức, các báo cáo kết xuất dạng HTML và báo cáo đầu ra có độ phức tạp tuỳ ý.
