Như chúng ta đã biết để một máy tính có thể nhận dạng chính xác đặc điểm của một bệnh nhân trên mạng thì phải thông qua một mã số, chúng tôi gọi là số nhập viện. Mỗi bệnh nhân khi vào viện đều được cấp một số nhập viện duy nhất.
Số nhập viện này do máy cấp tự động và được nhân viên phòng đón tiếp sao sang hồ sơ vào viện bằng tay.
Trong quá trình nằm viện, do yêu cầu phải tạm ứng, thanh quyết toán, làm xét nghiệm hay nhập các chi phí thuốc men... vào máy thì số nhập viện lại được máy tham chiếu. Do vậy điều dưỡng phải làm động tác sao tiếp tục qua các phiếu yêu cầu đó để nhân viên nhập liệu có căn cứ để tham chiếu đúng bệnh nhân.
Việc tham chiếu này trên mạng xảy ra hầu như thường xuyên ở mọi ví trí, mọi nhân viên nhập liệu khác nhau trong toàn viện.
Cho nên một khó khăn xảy ra là: Làm thế nào để bất kỳ lúc nào nhân viên nhập liệu đều có thể tham chiếu trên cùng một số nhập viện mà không tránh sai sót do sao chép, tránh dẫn đến sự nhầm lẫn về chi tiêu giữa các bệnh nhân.
Xuất phát từ yêu cầu đó chúng tôi lại nảy sinh một ý tưởng là tạo nên một hình thức mới để tham chiếu đúng bệnh nhân thông qua TEM NHẬP VIỆN.
Tem nhập viện là gì?
Tem nhập viện (TNV) là một hình thức số nhập viện được máy tự động sao chép hàng loạt lên một loại giấy có keo sẵn (giấy decal) sau khi bệnh nhân được cấp số một cách tự động.
Ngoài số nhập viện, TNV còn bao gồm một số thông tin cơ bản để tiện việc đối chiếu như: họ tên bệnh nhân, tuổi, ngày vào viện.
Mỗi TNV có kích thước khoảng 1.5x2.5cm. Trên khổ giấy A5, ta có thể bố trí được 30 cái TNV.
(Picture 90.1)
I. CÁC ỨNG DỤNG CỦA TEM NHẬP VIỆN:
1. Ứng dụng trong thu phí và nhập liệu
Để dễ dàng cho nhân viên nhập liệu mỗi khi tham chiếu đến bệnh nhân trên mạng mà không bị nhầm lẫn, điều dưỡng các khoa phòng sẽ bóc 1 TNV trên tờ giấy A5 đó (được dán phía sau bệnh án) dán vào phiếu yêu cầu nhập liệu hay bất kỳ thủ tục nào mà bệnh nhân cần phải giao dịch với các quầy thu phí như: phiếu xét nghiệm, phiếu tạm ứng phiếu thành toán...thay cho động tác sao số nhập viện bằng tay trước đây. Do vậy tính chính xác khi tham chiếu bệnh nhân để nhập liệu rất cao.
Nhân viên nhập liệu rất yên tâm khi làm các th tục liên quan đến vấn đề tài chính của bệnh nhân.
Người bệnh cũng vậy, yên tâm rằng số tiền tạm ứng trước trong tài khoản của mình không bị khấu trừ nhầm sang người khác.
2. Ứng dụng trong công tác điều dưỡng
- Ứng dụng trong khâu 3 tra 5 đối:
+Đối với thuốc tiêm: Trong quá trình tiêm thuốc cho bệnh nhân, đặc biệt bệnh nhi, chúng ta phải tiêm nhiều lần trong một ngày hay nhiều ngày chỉ với 1 lọ. Như vậy việc cất giữ lọ thuốc đó và bàn giao cho phiên trực sau phải cần có sự đánh dấu. Thông thường điều dưỡng lấy một miếng băng keo trắng dán vào lọ thuốc, viết ngoằn ngoèo lên đó tên của bệnh nhân.
Việc đánh dấu để phân biệt như vậy chắc rằng không thể chính xác được, chưa kể đến có lọ thuốc nhỏ bằng ngón tay cái thì liệu có dễ đàng cho điều dưỡng ghi lại họ và tên không?
Ngoài ra, việc ghi họ tên vẫn chưa đủ do có nhiều BN có cùng tên họ. Thêm vào đó lại phải bàn giao cho phiên trực sau với nét chữ của mình thì lại càng dễ nhầm lẫn.
+ Đối với thuốc uống: Sau khi nhận thuốc từ khoa Dược về, điều dưỡng phải tiến hành phân thuốc thành từng gói riêng lẽ, sau đó phát cho bệnh nhân. Khâu đóng gói hiển nhiên cũng phải ghi lại tên tuổi bệnh nhân tương tự như hình thức thuốc tiêm đã được đề cập trên đây. Như đã nói ở trên cách làm này cũng thiếu chính xác không kém.
Để khắc phục những bất cập trên đây, điều dưỡng chỉ cần bóc 1 cái tem của chính bệnh nhân đó dán vào lọ thuốc tiêm hay gói thuốc đã đóng gói sẵn. Như vậy khâu 3 tra 5 đối được đảm bảo rất chính xác.
(Picture 92.1)
- Ứng dụng trong việc đánh dấu bệnh phẩm:
+Tại bệnh phòng: Trong quá trình lấy bệnh phẩm từ bệnh nhân như. máu, nước tiểu, phân, đàm, các loại dịch cơ thể...chúng ta đều cho vào: ống nghiệm hoặc lọ thuốc nhỏ. Sau đó dược đánh dấu phân biệt bằng 2 hình thức:
+Lấy viết bảng ghi trực liếp lên ống thủy tinh tên của bệnh nhân.
+Dán băng keo trắng và viết chữ lên đó.
Cả 2 hình thức này đều không chính xác do các lý do đã đề cập trên đây. Ngoài ra khi di chuyển bệnh phẩm dấu mực trên ống thủy tinh phai mất (do cầm tay, di chuyển, quay ly tâm...) Và hiển nhiên kết quả xét nghiệm sẽ rất dễ nhầm lẫn, dẫn đến việc điều trị thiếu chính xác. Đôi khi những nhầm lẫn mang đến những hậu quả khó lường.
(Picture 92.2)
- Tại các phòng xét nghiệm: Ngoài các sai sót trong việc quản lý bệnh phẩm nói trên, thì việc đánh dấu các lam kính cũng là một vấn đề cần đặt ra. Trên lam kính bằng thủy tinh, thông thường các kỹ thuật viên sẽ viết mã số của bệnh nhân lên lam kính, sau đó tiến hành các thao tác khác một cách đồng loạt như cố định, nhuộm, rửa...Với các thao tác này ngoài sự nhầm lẫn do sao chép bằng tay thì việc trôi mất chữ trên lam kinh là điều không tránh khỏi.
Do vậy động tác đơn giản là dán 1 cái tem đã in sắn số nhập viện, tên tuổi của bệnh nhân lên các ống nghiệm, lam kính sẽ giúp giải quyết những sai lầm đáng liếc trong quá trình thực hiện xét nghiệm cho bệnh nhân.
Ngoài ra T'NV còn được ứng dụng trong rất nhiều lĩnh vực khác nhau trong bệnh viện. Chúng ta có thể lấy TNV để phân biệt khẩu phần ăn (đặc biệt trong chế độ ăn tiết thực). dùng tem dán lên bất cứ vật dụng, phương tiện điều trị nào dành riêng cho mỗi bệnh nhân để tránh nhầm lẫn.
(Picture 93.1)
II. PHƯƠNG TIỆN LÀM TEM NHẬP VIỆN
1 . Phần mềm cấp số nhập viện: bao gồm một số thông tin cơ bản:
- Số nhập viện (autonumber)
- Ngày giờ nhập viện
- Tên, tuổi, địa chỉ, nghề nghiệp
- Chẩn đoán lúc vào
- Khoa nhập viện
(Picture 93.2)
2. Tem nhập viện: khổ giấy A5, đã có sẵn 30 tem trắng.
3. Máy in laser.
Khi kết thúc một bản ghi thì chuyển sang lệnh in tem. Tem nhập viện là một dạng report đơn giản chỉ gồm 04 thông tin:
- Số nhập viện
- Tên
- Tuổi
- Ngày nhập viện.
III. KẾT LUẬN
Số nhập viện là một mã số bắt buộc trong việc xây dựng một phần mềm quản lý bệnh viện.
Bên cạnh đó việc áp dụng tem nhập viện làm tăng tính chính xác trong khâu tham chiếu và nhập liệu trên mạng. Đặc biệt các khâu nhập liệu liên quan đến vấn đề tài chính của bệnh nhân.
Ngoài ra tem nhập viện còn giúp cho chúng ta nhiều tiện ích khác trong khâu quản lý đặc biệt trong công tác điều dưỡng, nhằm nâng cao chất lượng chẩn đoán, điều trị và chăm sóc bệnh nhân.
