1. Sử dụng các mẫu
PowerPoint sẵn có của Microsoft để tận dụng các thiết kế
chuyên nghiệp (Microsoft PowerPoint templates)
Các mẫu thiết kế sẵn này ngoài việc có các trang trí đồ
họa chuyên nghiệp, nó còn đã được định nghĩa các font
chữ, căn lề, số trang, ngày tháng,….
Cách chọn các template này như sau: Từ menu của
Microsoft PowerPoint 2003 Chọn Format Chọn Slide Design…
Bên phía tay phải của Microsoft PowerPoint 2003 sẽ xuất
hiện các mẫu thiết kế sẵn và bạn có thể chọn bất kỳ mẫu
nào hợp với nội dung trình bày của bạn.
Phía dưới cùng của các template này có 2 ô vuông đặc
biệt sau (xem hình).
- Additional
Design Templates: Đây là chức năng cho
phép bạn thêm các template vào thư viện template sẵn có
của PowerPoint. Các template này bạn có thể có từ nguồn
download trên mạng internet hoặc copy từ máy tính khác
- Design
Templates on Microsoft Office Online: Chức
năng này cho phép bạn tìm và lấy thêm các mẫu PowerPoint
nữa trên website của Microsoft.
Sau khi chọn được một template nào đó để dùng rồi, bạn
vẫn có thể chỉnh sửa nó cho hoàn toàn thích hợp với yêu
cầu của mình. Cách làm như sau:
Từ menu của Microsoft PowerPoint 2003 Chọn View Chọn
Master Chọn Slide Master. Lúc này PowerPoint sẽ hiện ra
các thiết kế gốc của template. Từ đây bạn có thể chỉnh
sửa mọi thứ trong template này và khi kết thúc, bạn ấn
nút Close Master View trên thanh Slide Master View.
Kết quả chỉnh sửa này sẽ được áp dụng cho tất cả các
slide hiện có các cho các Slide tạo mới.
2. Sử dụng các hiệu ứng
hoạt hình (Animation)
Một bài thuyết trình tốt ngoài việc có các hình ảnh minh
họa trực quan thì việc mô tả các quy trình bằng các
chuyển động, âm thanh, kỹ xảo hình ảnh (được gọi chung
là Animation) cũng có tác dụng tốt cho người xem.
Để thiết lập một đối tượng trong Silde của bạn có thể
chuyển động hoạt hình theo ý muốn. Bạn trỏ phải vào đối
tượng đó Chọn Custom Animation
Bên tay phải màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại để bạn có
thể thêm các hiệu ứng hoạt hình cho đối tượng này. Ấn
nút Add Effect Chọn các hiệu ứng (Nhấp nháy, bay từ trái
sang phải, rơi từ trên xuống dưới,…).
3. Lưu các font chữ sử
dụng trong Slide của bạn đi theo file PowerPoint
Việc này rất hữu ích khi Slide của bạn có soạn thảo bằng
các font chữ không phổ biến (TCVN, VNI, font thư
pháp,…), nó giúp bạn khi mang file PowerPoint này đến
một máy tính khác trình diễn mà máy này không có các
font đó Slide của bạn vẫn hiển thị được nội dung như
mong muốn.
Cách làm: Khi soạn thảo Slide xong, trên
menu File của PowerPoint Chọn Save
as. Tại hộp thoại Save as, chọn Tools (bên
tay phải, phía trên cùng), Chọn Save Option…
Hộp thoại mới mở ra và phía dưới cùng có lựa chọn Embed
Truetype fonts. Sau khi lựa chọn ô này, bạn tiếp tục
chọn một trong hai lựa chọn phía dưới:
- Embeb
characters in use only (best for reducing file size):
Lựa chọn này giúp PowerPoint lưu các font cần để hiển
thị Slide cho bạn, nhưng người dùng không soạn thảo,
thay đổi các chữ có sử dụng các font đặc biệt này được.
Ngược lại nó giúp kích cỡ file PowerPoint nhỏ gọn.
- Embeb
all characters (best for editing by others):
Lựa chọn này giúp PowerPoint lưu các font cần để hiển
thị Slide cho bạn và cho phép người dùng có thể soạn
thảo, thay đổi các chữ có sử dụng các font chữ này.
Ngược lại nó làm kích cỡ file PowerPoint lớn lên khá
nhiều.
4. Chèn các đoạn video,
ảnh,… vào Slide
Nếu bạn muốn trình diễn một đoạn video trong bài thuyết
trình của mình thì nên làm theo cách sau: Từ menuInsert của
PowerPoint Chọn Movies
and Sounds Chọn Movie
from file Từ
đây bạn có thể chọn file video nào bạn muốn chèn vào
Slide.
Cách chèn ảnh, âm thanh vào Slide tương tự như trên.
5. Sử dụng các phím tắt
một cách hữu dụng
- Chuyển đổi chữ hoa chữ thường nhanh: Bôi đen những ký
tự cần chuyển đổi và nhấn đồng thời Shift+F3
- Tắt màn hình trình diễn tạm thời: Ấn phím B Màn hình
đen: Ấn lại phím B Màn hình trở về bình thường. Tương tự
ấn phím W Màn hình trắng: Ấn lại phím W Màn hình trở về
bình thường.
- Ấn phím F5 để bắt đầu trình diễn Slide. Muốn trình
diễn Slide hiện tại, ấn đồng thời Shift+F5.
- Để quay về Slide đầu tiên: Ấn 1 + Enter
- Để nhảy tới Slide nào đó: Ấn số slide cần nhảy tới +
Enter
Theo Tiền Phong
