|
Quản lý tài liệu, chứng từ bằng portal
Được tung ra thị trường chưa đầy
hai tháng, giải pháp Lạc Việt Live Content Portal với công nghệ portal đã
tạo ra một phong cách mới trong việc quản lý tài liệu, chứng từ tại các tổ
chức, doanh nghiệp (TC/DN).
Xu hướng
làm việc trên Portal
Portal là một hệ thống phần mềm
cho phép tìm kiếm, hiển thị và khai thác vô số loại thông tin từ kho dữ liệu
của doanh nghiệp (DN) hay tổ chức (TC) theo nhu cầu cá nhân. Portal thường
có giao diện web. Hơn nữa, portal còn cho phép người dùng chạy các ứng dụng
kinh doanh như kiểm tra diễn biến của các đơn đặt hàng của nhiều nhà cung
ứng cho một doanh nghiệp. Như thế, portal biến các trang web trở nên sống
động hơn vì người dùng có được khả năng tương tác: tìm thông tin, khai thác
ứng dụng trên web.
Portal là bước phát triển tất
yếu của website. Trong khi các website được xây dựng như những đơn vị thông
tin độc lập, thì các hệ thống Portal được thiết kế và xây dựng để trở thành
những trung tâm tích hợp thông tin, ứng dụng và dịch vụ mạng. Nhờ vào khả
năng giao dịch tương tác, Portal ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong các
khu vực công lẫn tư nhân. Nhận thấy nhu cầu quản lý các loại thông tin, tài
liệu trong nội bộ TC/DN, Lạc Việt đã nghiên cứu và đưa ra thị trường sản
phẩm Live Content Portal ( LCP).
LCP giải quyết bài toán quản lý
công văn, tài liệu của một đơn vị nhờ nhiều tính năng công nghệ được tích
hợp vào Portal, nổi bật là khả năng tìm kiếm toàn văn và tính tương thích
với chuẩn biên mục tài liệu quốc tế.
LCP được Lạc Việt phát triển như
một một portal framework (một phần mềm cho phép người khác có thể phát triển
tiếp) với tính năng quản trị nội dung (content management) có khả năng tùy
biến theo đặc thù của tổ chức. LCP có giao diện web (web-based), các thành
phần bố trí hợp lý, dễ nhìn cùng với khả năng thay đổi giao diện tùy theo sở
thích người dùng. Người dùng dễ dàng truy cập vào kho dữ liệu-tri thức của
TC/DN qua một chương trình duyệt web thông thường. Các chức năng bên trong
Portal như quản lý người dùng, tổ chức, thêm chuyên mục, trưng cầu ý kiến,
thiết lập cấu hình, thống kê tần số người dùng truy cập đã được hiện thực
hóa. Trong LCP, TC/DN có thể quản lý các cá nhân hay nhóm người dùng có thể
làm gì, không làm gì, thấy gì và không thấy gì trên Portal. Một chức năng
thú vị với người dùng cuối là sử dụng được RSS (Rich Site Summary), cho phép
người dùng tìm kiếm, thu thập thông tin khắp mạng Internet và hiển thị chúng
trên màn hình theo nhiều tiêu chí khác nhau, phù hợp cho mục đích nghiên cứu
của họ. Việc ứng dụng LCP đòi hỏi đơn vị vận hành phải chuẩn hóa mọi tài
liệu của họ, bao gồm các tài liệu giấy và các tập tin dữ liệu nằm rải rác
trong hệ thống MT của DN. LCP cho phép tìm ra mọi tài liệu thuộc hệ thống
thông tin, tri thức của tổ chức. Các loại tài liệu giấy sẽ được số hóa chủ
yếu bằng máy scan.
Tính năng nổi bật nhất của LCP
là khả năng tìm kiếm toàn văn (full-text search), nghĩa là tìm kiếm sâu
trong nội dung văn bản. LCP cho phép quản lý và tìm kiếm toàn văn các loại
văn bản dưới dạng .doc, .xls, .ppt, .html, .xml, .pdf...Đối với những văn
bản giấy tờ không thể số hóa hay chưa được số hóa, hệ thống sẽ báo cho người
dùng biết các tài liệu này đang nằm ở đâu trong DN.
Portal này hỗ trợ tiếng Việt:
cho phép biên soạn và tra cứu theo chuẩn Unicode TCVN 6099, đọc được thông
tin mã hóa bằng TCVN 1993, VNI, VIQR. LCP cũng cho phép biên soạn và tra cứu
đa ngôn ngữ theo chuẩn Unicode, tuân thủ mọi qui định của luật pháp về bản
quyền.
Live Content cho phép
người dùng hiển thị các nhóm tin khác nhau trên các vùng web
Chuẩn
Dublin Core
Dublin Core Z 39.85 là chuẩn hỗ
trợ siêu dữ liệu (metadata) hoạt động liên thông quốc tế. Metadata là dữ
liệu mà các portal dùng để tìm kiếm và thu thập, tập hợp các nguồn thông
tin, dữ liệu khắp nơi. Ông Trần Đức Thông, phó giám đốc công ty cổ phần tin
học Lạc Việt, cho biết: "Cách thức hiển thị thông tin trên các Portal có thể
khác nhau song chúng sẽ dễ dàng được trao đổi, tìm kiếm nhờ Lạc Việt đã sử
dụng tiêu chuẩn quốc tế Dublin Core Z39.85 trong quá trình biên mục tài
liệu. Đây cũng là một tiêu chuẩn được Lạc Việt sử dụng trong phần mềm Quản
Lý Thư Viện Điện Tử tích hợp Vebrary. Như vậy, một Portal tuân thủ chuẩn dữ
liệu quốc tế có thể giúp người dùng tìm đọc được nhiều loại thông tin của
các thư viện và Portal trên thế giới. Chính chuẩn quốc tế là cơ sở để Lạc
Việt tạo niềm tin cho khách hàng."
LCP tuân thủ theo chuẩn Dublin
Core nên có đầy đủ những tính năng trên. Được biết, các chuẩn quốc tế sử
dụng cho phân loại tài liệu như Dublin Core Z39.85, tìm kiếm liên thư viện
Z39.50, mượn liên thư viện ISO 10160/1061 đã được Lạc Việt áp dụng cho PM
Vebrary và được kiểm tra toàn diện bởi RLC, một TC phi lợi nhuận bao gồm 150
thư viện nghiên cứu, bảo tàng, viện. Thông tin về việc kiểm tra này hiển thị
tại
http://www.rlg.org/en/page.php?Page_ID=346.
Live Content hỗ trợ công
nghệ quét tin RSS
Rộng đường
phát triển
Với cách tiếp cận mô hình
framework, LCP của Lạc Việt dễ dàng tham gia vào nhiều hệ thống CSDL khác
nhau như Oracle, MS SQL Server hay cả DB2. Tuy vậy, do chỉ là một framework
nên các tính năng như khả năng đồng bộ dữ liệu (data synchronization), hỗ
trợ cộng tác (collaboration), lập lịch cá nhân (personalized scheduling)...
của một Portal thường thấy chưa được phát triển trong phiên bản đầu tiên này
của LCP. Ông Thông cho biết Lạc Việt có thể phát triển các tính năng trên
tùy thuộc vào nhu cầu và khả năng tài chính của DN. Giá của LCP tối thiểu là
700 USD, có thể tùy biến theo yêu cầu của khách hàng.?
Phi
Quân - Thanh Hải
Báo PCWORLD 01/02/2005
|
